Un mensaje que me ha hecho pensar
Estaba pensando cómo responder y he pensado que mejor compartirlo por si os ayuda. Así, si quieres aportar y enriquecer la respuesta, le ayudamos :)
Hola! 👋
Espero que vaya todo bien! Por aquí Miguel, de Bisiesto 😊
(Como siempre, te dejo la carta en audio por si prefieres escucharla)
No sé si seré el único, pero estas semanas del año han desaparecido para mi como un mantel de esos que quitan a toda pastilla consiguiendo que no se mueve ni un vaso.
Te cuento: hace un par de días, me escribió un buen amigo (al que admiro muchísimo) para preguntarme cositas.
Está metido en un reto en el que están recibiendo tantas solicitudes de servicio por su posicionamiento que han decidido ofrecerlos de forma estructurada.
Es decir: están organizándose para trabajar como una agencia.
Como sabe que me encanta compartir, me mandó un audio comentando lo siguiente:
Me estoy enfrentando al reto de “multiplicar mi tiempo”, cosa que no puedo hacer pero, por suerte, puedo contratar gente.
Debo desligarme de la parte más ejecutiva y centrarme más en vender, en estrategia y en apagar fuegos y apoyar donde haga falta.
Quiere que le cuente mi experiencia cuando empecé a dejar de estar en la ejecución y cómo lo llevé a nivel personal.
Lo que se viene es una respuesta que va más allá de sus preguntas, porque me ha inspirado a reflexionar porque, aún hoy, cumpliendo 6 años desde el inicio de bisiesto, siento que estoy transitando ese mismo camino, aunque con alguna magulladura ganada con el tiempo.
A por ello 💛
“Cómo lo llevé”
Pues la primera parte bien.
Que siempre haya nuevos retos es algo que siempre me despierta curiosidad y me divierte. De hecho, dudo que pudiera estar aquí tantos años si no fuera cambiante y retador.
Por otra parte muy mal.
Siendo sinceros, ha habido un tiempo más largo que corto en que, mitad me ha costado aceptar que mi trabajo había cambiado (y casi que también mi propia identidad, que frecuentemente asociamos a nuestra profesión ) — ya no volveré a diseñar — y mitad me he revuelto por tener que hacer tareas que no me gustaban, cosa que ha sucedido bastante tiempo de seguido y no lo he llevado bien.
Mi madre me llegó a preguntar — Pero hijo, ¿a ti te gusta lo que estas haciendo? — Y tuve que responder sincero — Hace dos años que gran parte de lo que hago, no. —
La realidad es que la pregunta debería ser “cómo lo llevo", en presente. Siento que es un proceso que no ha acabado y que no creo que termine. Eso sí, a día de hoy, he ido ganando algunas herramientas, puntos de vista y aprendizajes que me ayudan.
Voy a tratar de contártelo.
Algunas claves
Delegar siempre me ha parecido muy complicado. Por un lado porque lo es. Traspasar conocimiento, confiar en otros, estandarizar el servicio,… no siempre sale a la primera.
Pero por otro, seguramente por algunas barreras mentales. Desde creer que soy mejor que otros y que para que algo salga bien debo hacerlo yo (nada más lejos de la realidad…😅), a pensar que delegar es caro por mi estrechez de miras.
Cosas que me han ayudado y me ayudan a mejorar mi capacidad y efectividad para delegar:
Apoyarme en otros y confiar. Hubo dos decisiones que tomé hace años que hoy me parecerían obvias pero que me costaron mucho y que “abrieron la veda”. Contraté una persona para la limpieza y dejé de ir los domingos a limpiar la oficina y contraté una Administrativa Virtual para que me ayudase con la contabilidad. En muy poco tiempo (la primera semana!! 😅) me demostraron que ni soy importante ni eficiente en muchas cosas y que lo caro era dedicar mi tiempo y mi esfuerzo a algo que otra persona podía hacer por mucho menos de lo que cuesta una hora de mi tiempo. Aunque sea una hora que dedique a descansar.
Desinstalar los programas de diseño de mi ordenador. Fue un punto de inflexión. Para un ex-diseñador, no poder meterme en cosas porque, literalmente no tenía el programa, me ayudó a ser coherente con el camino que había elegido tomar. Me costaba demasiado no meter baza y eso, no solo no aportaba sino que lastraba la iniciativa del equipo.
Darme cuenta de que mejor tratar de disfrutar, que resistirte todo el rato. Me tiré demasiado tiempo quejándome de tener que hacer cosas que no me gustaban. Al final, las hice de todos modos, pero el mensaje es que la misma energía podría haberla dedicado a “manejarlo” en lugar de a quejarme. Quejarme es una tendencia desde niño con la que lucho constantemente, no pasa nada. Pero hay que ser consciente: no es lo mismo mirar desde la barrera y protestar, que saltarla y tomar un papel activo, pensar y atajar el problema o, incluso, llevarlo con un poco más de paz.
Gestionar mi energía lo es todo. Seguramente llego tarde, porque es un trabajo que estoy haciendo ahora, pero estoy interiorizando que las tareas no (solo)son una cuestión de tiempo, sino de energía. Qué me da y qué me resta una tarea es algo muy relevante. En nuestra posición de responsabilidad y reto continuo, esto es como una carrera interminable (contra el mercado, contra el tiempo, contra tí mismo, contra hacienda jajajaj). Es el equivalente a hacerse una maratón a sprint. Hemos de gestionar nuestra energía o no llegaremos.
Cuidar y revisar la visión. Es muy probable que, si no sabemos a dónde vamos, no lleguemos (es una frase de alguien que no recuerdo, sorry). Me parece especialmente interesante, no solo para ayudarme a gestionar el largo plazo y mis decisiones, sino a la hora de asegurarme que el equipo se entere de qué va la vaina y para qué estamos trabajando.
“Duplicar” a las personas. Es una idea simple pero cuando sabemos que vamos a crecer, compartir conocimientos con otros pares puede ayudarnos a desdoblar funciones, a mitigar la falta de alguien y a transmitir cultura. Elegir y capacitar con mimo a quienes serán esas personas que se convertirán en nodos, incluido tú, puede ser una buena idea.
Que el equipo sea consciente del negocio, no solo de la visión, puede ser muy empoderador. Las personas estamos más dispuestas a hacer algo cuando sabemos el porqué. Si eres capaz de coger esa visión y convertirla en una pequeña frase o dos palabras, y dividirla en porciones, minipunto. Por ejemplo. En bisiesto, la forma en que nos hemos raído la visión a este 2024 ha sido bautizándolo “Ambición Compartida 🔥”. Una idea pequeña, cargada de significado, al menos para nosotros (cada equipo/empresa, grupo, tiene su propio lenguaje, símbolos, memes, cultura). Si sobre esta visión, puedes establecer indicadores o KPIs que sirvan de referencia y compartir los avances de forma transparente con el equipo, es más fácil remar en sintonía.
Procedimentar. Pensaba que debía hacer procesos para asegurar que bisiesto pudiera crecer bien. Tal como contaba Ricardo Tayar en este capítulo de Escalando Agencias (oro puro 💛), los procedimientos, como tantas cosas, muchas veces se crean cuando algo se ha roto, para evitar que pase de nuevo. De aquí, mi concusión no es que “no hagamos nada” para prevenirlo, sino que estemos dispuestos a que todo se rompa y, para un fanático de la ilusión de control como yo, no es tarea fácil. Otra clave de este punto es que no es necesario, ni por asomo, que esta labor la hagas tú. El equipo puede construir sus propios raíles y es algo que olvido a menudo y me tienen que recordar con sus iniciativas.
Cosas que no me había preguntado pero que quiero sumar
Como ves, me he venido arriba, pero espero que sea de valor. Estoy “vomitando” todo el recorrido que he hecho para responder a la pregunta pensando en ese momento.
Contratar. En el pasado, nuestro modelo era muy recurrente. Casi un 90% eran fees recurrentes. Entonces, cogí la costumbre de que, a medida que me acercaba a tener suficiente volumen de trabajo como para justificar una contratación, allá que iba: contrataba a alguien. Con el tiempo fuimos cambiando nuestra realidad y, especialmente en modelos enfocados a proyectos, puede ser buena idea contratar un pull de freelances. Nivel, que te plantees qué porcentaje de proyectos quieres externalizar y crees una bolsa de colaboradores de confianza para apoyarte y poder ser flexible si entra de más o de menos. Ojo, que en empresas grandes es obvio, pero en equipos pequeños eso obliga a que la gente “core” no solo sepa hacer una cosa muy bien como especialista, sino que debe poder coordinar y comunicarse con proveedores y clientes. Esto es complicado pero saberlo te ayuda a elegir.
La fuerza de la visión. Cuando hablamos de visión, no es un rollito de “ a que huelen las nubes”. Saber dónde quiero llegar puede ayudar a ver en que compañías te ves reflejado y te permite ir a LinkedIn, ver dónde están, que puestos tienen y pensar qué camino crees que habría que seguir para llegar hasta ahí. Como, además, podemos buscar empresas que estén en ese camino también, doble punto para inspirarse.
Gestión de costes por hora. Nos compran valor pero vendemos tiempo. Más allá de apuntar el tiempo dedicado cuando hacemos algo para ver como se distancia la estimación de lo que sucedió al final y aprender — que es híper importante —, me parece crucial entender las horas hábiles de producción/ ejecución que tienes. Os dejo algunas ideas para que lo podáis calcular.
Según convenio, miro los días festivos y vacaciones en la comunidad de la que la empresa toma su calendario.
Ojo si tienes jornadas intensivas, que en marketing es habitual, o si tu jornada tiene 37 horas en vez de 40, como la nuestra.
Cuenta con 11 días de contingencias (los restas, igual que las vacaciones) por persona al año. Puede parecer mucho, especialmente para equipos pequeños híper-comprometidos que lo dan todo pero, una sola baja larga de alguna de las personas de tu equipo, te pulveriza esta cifra para dos o tres años. No cuentes menos de esto.
Ahora, ya tienes los días hábiles y las horas de cada día. Con esto, puedes calcular las horas hábiles al año por persona.
Importante, no caigas en pensar que la gente seamos 100% “productivos”. Las personas no somos máquinas (ni hace falta que lo seamos). Si cumples con un 70-80% de las horas hábiles, lo estas haciendo genial. El resto son emails, viajes, llamadas… No se puede pensar que estarás ejecutando en este tiempo. Si hablamos de perfiles de gestión, seguramente su ejecución sea del 0% o similar.
Una vez tienes las horas ejecutivas de verdad, con las que puedes prestar el servicio y si, por otro lado, sabes cuáles son tus costes (sueldos, cuotas, herramientas, gestoría…), ya puedes saber tu coste hora. Ahora ya sabes lo mínimo a cobrar por cada hora dedicada para no perder dinero y toca sumar el margen para ganarlo. Esta “tontada” ahorra muchos disgustos y te da una visión real de tu negocio que no todo el mundo se plantea.
Cierre
Ya terminamos.
Voy a tratar de extraer algunos temas que me parecen dignos de mención para cerrar esta respuesta y darles la importancia que tienen :)
Si no sabes donde vas, lo mismo no llegas. Céntrate en crear una visión y en poder comunicarla en dos o tres palabras.
La gestión de tu energía es clave. Cuanto antes lo sepas, más tortas te ahorras. Palabra de magullado.
Comunica. Comunica. Comunica: La visión, dónde estamos frente a ella, que esperas de los demás, que pueden esperar de ti mismo, cómo te encuentras, qué buscamos… Comunicar es dar poder de información y fomenta que las ideas calen de forma profunda. No importa lo repetitivo que creas que eres. Siempre habrá resonado más en tu cabeza que en la de los demás.
Si la gente es la adecuada, pasa como en las parejas: “Todo se vuelve fácil” hasta los problemas son menos problemas. Si no sucede, si hay fricciones… algo no funciona. Es difícil al inicio, pero estoy aprendiendo que hay que ser implacable. Al menos si quieres conseguir una visión, debes tener claro qué te aleja de ella y qué no para luego ser muy consistente.
No sólo es a dónde vas. También es cómo quieres hacerlo. Eso son tus valores, los de la compañía y también sirven para contratar, para despedir y para asegurar que la gente que te rodea es la que quieres.
Tener un equipo es tener una mente colectiva. Los retos que creemos que son de nuestra propiedad, muchas veces con el equipo involucrado somos más personas para pensar. Es sorprendente lo que nos atontamos las personas cuando nos dan las cosas hechas y lo que podemos aportar si nos dan espacio.
No sé si he respondido a lo que me pedía o me he ido de bares.
Bueno, sí lo sé 😅🤣 🤣 🤣
En todo caso he podido convertir la pregunta en una reflexión que me ha ayudado y que espero que compartirla contigo haga consiga el mismo efecto para ti.
¿Hay algo que añadirías o que no te cuadre? Así ayudamos a mi amigo :)
Un abrazaco! 😊
PD. Si te ha gustado, compartiendo me ayudas una barbaridad a llegar a más gente 🤞